No me gusta decir que las personas “nacen” organizadas, pero no podemos negar que, para algunas personas, el organizarse se les hace más fácil que a otras. A esas “otras” nos cuesta un poco (un pocote?) más.

Esas “otras” personas necesitamos recordatorios constantes de todo lo que tenemos que hacer. Si no es así, todo se nos olvida, o lo dejamos para después.

Aún si no tienes esa facilidad para organizarte que tienen algunas personas, poco a poco puedes aprender a organizarte.

El primer paso es comenzar a actuar como si ya hubiéramos alcanzado ese ideal de organización que tanto anhelamos. Como decimos: “me la creo yo primero para que se la crean los demás”. Vamos a dejar de decir (o decirnos) que somos desorganizadas. Las palabras son muy poderosas, así que vamos a desterrar esa palabra de nuestro vocabulario.

Y cómo actuar como si ya fuéramos organizadas? Simplemente implementando las rutinas de esas personas organizadas que admiramos, a las cuales todo eso les sale tan naturalmente.

Cómo hacer una rutina diaria?

1. Determinar las cosas más importantes que debes hacer hoy.

Para algunas personas será hacer ejercicio, porque su salud depende de ello. Para otras, hacer voluntariado. Para otras, estudiar, o mantener la casa limpia. Esto lo podemos traducir como “metas“. Las metas serán la base de tus rutinas, porque te indican en qué debes enfocar tu atención.

2. Determinar las cosas más urgentes.

Debes analizar cuáles tareas no se pueden dejar para después, y cuáles no se pueden delegar a otra persona. Un ejemplo muy claro es asistir al trabajo. Nadie lo puede hacer por mí, y no lo puedo dejar para después. Estas serán tus “prioridades“. Las prioridades te permitirán discernir entre lo que debes hacer primero, lo que puedes hacer después, y lo que puedes no hacer al delegarlo a alguien más.

3. Establecer un orden.

Cuáles son las tareas que debes hacer en cuanto te levantas? Puede ser poner el café para despertarte y energizarte, o bañarte y alistarte, o tender la cama, o vestirte rápidamente nada más para ir a dejar a los niños al colegio, meditar, hacer oración, salir a caminar. Estos serán las primeras tareas que conformarán tu rutina diaria.

4. Determinar qué sigue después.

Luego de hacer esas primeras tareas, qué debes hacer? Talvez alistar el desayuno, levantar al resto de la familia, sacar al perro, descongelar la carne para el almuerzo, conectar la olla de cocimiento lento, revisar tu agenda.

5. Ordenar lo urgente y lo importante.

Luego de esto, seguirán ya sea tus prioridades (lo urgente), o tus metas (lo importante), dependiendo de qué tan urgentes o importantes sean para ti:

• Primero lo urgente e importante
• Luego lo urgente y menos importante
• Luego lo importante y menos urgente
• Por último lo menos importante y menos urgente

Vas a ir formando una lista con todas estas tareas. Cuando tengas tu lista completa, revísala y asegúrate de que has incluido todo lo que de verdad necesitas hacer, y todo lo que de verdad quieres hacer.

6. Dividir el día en segmentos.

Luego, divide tu día en segmentos de tal forma que tengan sentido para ti. Puede ser mañana, tarde y noche, o por horas, o en segmentos de 2, 3 ó 4 horas. En estos segmentos vas a organizar tus rutinas.

7. Asignar las tareas a cada segmento.

Luego, vamos a acomodar cada tarea dentro de esos segmentos. Vas a marcar, numerar o señalar con color cada segmento del día. Luego vas a marcar de igual manera cada tarea, asignándola al segmento del día que corresponda. La mayoría van a ser muy obvias, como hacer el desayuno, se asignará al segmento de la “mañana” o a alguna hora de la mañana. Otras tareas podrán hacerse a cualquier hora del día, entonces las podrás poner en cualquier segmento, tratando de balancear el número de tareas dentro de ese segmento, o puedes hacer una categoría extra llamada “cualquier hora”.

De esta forma tendrás tu rutina diaria.

Inicia poco a poco.

Al principio, procura que tu rutina diaria contenga pocas tareas. Luego podrás ir agregando más, conforme te acostumbres a hacer las que incluiste al principio sin que te cueste tanto. La idea en este punto es que te acostumbres a establecer tu rutina diaria, no tanto a realizar montones de cosas cada día. No se trata de irte a dormir exhausta a las 2 de la mañana, sólo porque tenías 20 tareas que hacer. Procura que sean pocas tareas, pero enfócate en completarlas todos los días sin falta. Esto ejercitará tu capacidad para seguir una rutina, para generarte hábitos. Recuerda que toma 21 días hacerse de un nuevo hábito, así que mantén tu lista corta, con pocas tareas, y no falles en completar esas tareas cada día, al menos durante esos 21 días que se requieren para que tu nueva rutina se implante en tu cerebro.

Conforme vayas dándote cuenta de que se te hace más y más fácil completar todas las tareas en tu lista, agrega más si deseas, hasta el punto en que todavía te sientas relajada y en control de tu rutina.

Y qué pasa si un día no completo mis tareas?

No te desanimes.

A todos nos pasa, mucho más cuando hemos pasado 30, 50 o más años de nuestra vida haciendo las cosas de manera diferente. Trata al menos de completar tus tareas iniciales, y mañana retoma una lista nueva, sin arrastrar tareas. Si pasan varios días y no puedes completar tu rutina, deberás revisar si será mejor eliminar algunas tareas, o reacomodarlas en diferentes segmentos del día en los cuales podrías ser más eficiente para completar esas tareas. Eso sí, continúa esforzándote. No olvides lo que te ha costado llegar hasta donde estás.

Si definitivamente esto tampoco funciona, o sucede alguna eventualidad que te saca completamente de rutina, empieza de nuevo. Comienza con las tareas básicas del principio, sólo unas cuantas, no importa si son sólo una o dos. Pero esfuérzate por completarlas por algunos días, y ve agregando otras poco a poco, incluso una por día, hasta que hayas retomado tu antigua rutina, o una mejor.

Alguna vez has establecido una rutina para realizar las tareas del día? Cuál ha sido tu experiencia con las rutinas?

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